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Consejos para planificar un evento corporativo

Ningún coordinador de eventos corporativos quiere ser responsable de un evento corporativo que salió mal. La planificación de eventos corporativos puede ser una tarea desalentadora, ya sea que trabaje para una gran corporación o administre su propia pequeña empresa. Hay presión para asegurarse de que se tenga en cuenta cada detalle, que la comida sea sabrosa, que las bebidas sean abundantes y que los invitados estén entretenidos. Afortunadamente, tenemos algunos consejos útiles para los planificadores de eventos corporativos que seguramente ayudarán a que su próximo evento se desarrolle sin problemas, sin importar cuántos asistentes tenga.

  1. Defina su Propósito
    Comprender de qué se trata el evento determinará en gran medida cómo aborda la planificación del evento. Si tiene la tarea de coordinar una ceremonia de premiación, su enfoque del entretenimiento, la comida y la bebida será muy diferente que si estuviera planeando un evento para un picnic de la empresa. Habla con tu jefe o contactos para determinar de qué se trata el evento.

  2. Determine el presupuesto de su evento  
    Determinar su presupuesto puede ser una gran tarea al planificar un evento corporativo, ya que hay muchas cosas que considerar, desde los costos de los alimentos hasta las tarifas del salón de eventos/banquetes. Para ayudar a determinar el presupuesto de los eventos, comience preguntando al gerente de eventos de la compañía, esto lo ayudará a determinar cuántos dólares puede asignar al espacio del evento, alimentos y bebidas, así como al entretenimiento.

  3. Establecer metas para el evento
    Establecer objetivos para su evento es una parte importante del evento una vez que haya determinado el propósito y el tema del evento. Si su objetivo es crear una sensación de prestigio, puede considerar servir champán en la mesa. Por otro lado, si está planeando un picnic de empresa, su objetivo podría ser garantizar un ambiente amigable, para que los invitados sean más sociables entre sí. Al tomarse el tiempo para establecer sus objetivos por adelantado, en función de su tema y presupuesto, podrá crear un evento que seguramente complacerá a todos los involucrados.

  4. Encuentre un patrocinio
    Una forma de estirar su presupuesto para un evento es encontrar un patrocinador. Las empresas locales siempre están buscando formas de interactuar con la comunidad, por lo que comunicarse con las estaciones de radio o los restaurantes locales puede ser un buen lugar para comenzar. Si está planeando un evento más grande y espera asegurar un patrocinador corporativo, debe comenzar su búsqueda y divulgación con varios meses de anticipación, ya que puede llevar algún tiempo finalizar los detalles. Pero encontrar un patrocinador puede ser una excelente manera de compensar los costos de su evento y garantizar su éxito.

  5. Identificar un tema
    Una vez que haya identificado los objetivos del evento, identifique un tema. Mantenga el tema ligero y divertido para que los asistentes recuerden el evento. Algunas ideas temáticas pueden incluir….
    1. Tema hawaiano
    2. Mafiosos de antaño
    3. Noche estrellada
    4. El aire libre

Lo anterior son solo algunos ejemplos, pero asegúrese de que su elección de tema tenga en cuenta su entretenimiento, así como sus opciones de alimentos y bebidas.

  1. Elegir su ubicación
    La elección de la ubicación de los eventos juega un papel muy importante en la realización adecuada del tema del evento. Si está planeando una ceremonia de evento, querrá considerar una salón de banquetes donde todos los ojos pueden estar puestos en el adjudicatario. Si está planeando un picnic de la empresa, querrá considerar un evento que brinde un amplio espacio abierto para que los asistentes se reúnan y conversen.

  2. Comercialice su evento

    Si está planeando un evento corporativo, no asuma que la gente se presentará. A pesar de que es un evento en el lugar de trabajo, aún necesita comercializarlo de manera efectiva. Puede comenzar enviando invitaciones por correo electrónico y colgando carteles en la oficina. Luego, asegúrese de recordarles a los empleados sobre el evento en las semanas previas. Puede hacer esto hablando de ello en las reuniones de equipo, o simplemente mencionándolo en conversaciones informales en el enfriador de agua. Al seguir estos sencillos pasos, aumentará las posibilidades de que las personas realmente se presenten a su evento.

¿Tienes un evento corporativo próximamente? ¿Quizás está planeando un retiro de la empresa o un ejercicio de formación de equipos? Sea cual sea la ocasión, tenemos el lugar perfecto para ti. Nuestras instalaciones son de primera clase y nuestro equipo está dedicado a asegurarse de que su evento sea un éxito. Trabajaremos con usted para garantizar que se satisfagan todas sus necesidades y que sus invitados estén cómodos y bien atendidos. Contacta con nosotras hoy para obtener más información sobre lo que podemos hacer por usted. Le garantizamos que no se sentirá decepcionado.

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